Logística a prueba de errores

Escrito por: Ana Margarita Fuster

Una vez definido el acuerdo de protección de la conferencia, aquí te proporcionamos algunos tips para la producción de tu evento.

Puedes iniciar la logística de tu evento evaluando las necesidades del mismo y las condiciones de la locación o lugar donde lo vas a realizar.
Es muy importante que consideres tiempos de montaje y desmontaje al momento de la reservación del espacio físico, y que definas el mobiliario que vas a requerir (podium, presídium, sala, sillas) dependiendo de la dinámica deseada: conferencia, entrevista, panel, foro…
Como escenografía, siempre se recomienda usar colores sólidos y evitar fondos con demasiados elementos y variedad de colores.
Si es un evento institucional, considera siempre las banderas del Tecnológico de Monterrey y de México.

Para que el evento se desarrolle en el tiempo y forma planeada, es necesario definir una pauta de continuidad y el guion general del evento.
El guion técnico es el texto que nos expone todos los detalles y contenidos necesarios para que el evento fluya como esperamos, debe considerar las participaciones y diálogos de cada una de las personas que intervienen y estar acorde a los tiempos de la pauta de continuidad.
La pauta de continuidad es una guía que detalla el tiempo, las personas y requerimientos en cada etapa o momento del evento. Estos requerimientos pueden ser especificaciones de producción, iluminación, proyección, audio, entre otros.

¿Cómo debe exponer: de pie o sentado? La respuesta la define el propio expositor y/o tipo de evento, por ejemplo, si es una entrevista, se recomienda una sala para la interacción del moderador con el invitado; algunos expositores prefieren realizar su presentación desde el podium y otros prefieren moverse en el escenario.
En el caso de estar de pie, el conferencista debe evitar caminar hacia el público. Los movimientos deben ser laterales y de forma pausada, no hacer movimientos rápidos o bruscos.
Siempre es importante considerar un monitor que esté frente al expositor para que pueda ver su presentación y/o videos.

Si las preguntas se realizan “en vivo”, es importante considerar la cámara que estará enfocando al público, además de la iluminación y micrófonos necesarios durante cada participación.
Otra posibilidad es usar papeletas para que el público pueda anotar sus comentarios y estos puedan ser leídos por un moderador; la ventaja es que las preguntas pueden ser filtradas y no se requieren recursos adicionales de producción.

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