Generalmente conocido como CMS, ‘Content Management System’ en inglés, un sistema de gestión de contenidos es un ambiente informático creado para administrar todo tipo de documento digital: textos, fotografías, gráficos, videos, audios, multimedia, etc.
Este sistema permite que administradores, editores, colaboradores o usuarios puedan acceder y administrar contenidos digitales en sitios web, redes sociales y plataformas digitales en general. Algunos ejemplos de sitios exitosos gracias a este tipo de sistemas son: YouTube, Facebook, Blackboard Learn, El Norte y toda una gama de espacios digitales que ofrecen contenidos informativos.
Estos sistemas de gestión permiten filtrar sus contenidos y mostrar al usuario final solo los adecuados a su búsqueda o perfil. Por ejemplo, al filtrar por categorías, un investigador puede buscar solo la que le interesa y no la inmensa cantidad de recursos en todos los temas. O bien, un alumno puede ver en su portal académico solo los avisos correspondientes a la carrera profesional que estudia.
Para que un sistema de gestión de contenidos funcione con total eficiencia, es muy importante que los recursos digitales que contiene hayan sido documentados correctamente con todos los metadatos necesarios. De esto depende una óptima gestión, pues hace que los contenidos sean ‘encontrables’, por decirlo así, y por lo tanto ‘usables‘.